Зареєструватись на вебінар
×
  • +38 (044) 22 11 307, 38 (067) 572 00 85, +38 (067) 572 00 91

У відпустку за sms, або Нюанси віртуального подання заяв працівниками

Щастя для редакції, коли випадковий читач стає передплатником, передплатник — постійним передплатником, а постійний передплатник — активним учасником рубрик. У серпні в межах рубрики «Майстер-кадр» ми публікували історію Вікторії Вікторівни, яка завдяки чарівній новій співробітниці Оленочці відправила у відпустку невиправного трудоголіка Мишка. І ось сюрприз: історія має продовження, причому з тими ж дійовими особами (дійсно, життя — найкращий сценарист!).

Суть нової історії така: в листопаді Мишко та Оленка відправилися у весільну подорож «на острови». Відпустка закінчується 27.11.2016 р. Але 26.11.2016 р. Мишко зателефонував безпосередньому керівнику із проханням продовжити відпустку на 7 к. дн., оскільки через несприятливі погодні умови вони не можуть повернутися назад і у строк вийти на роботу. Питання: чи можна надати відпустку працівникові за віртуальною заявою? Вирішували проблему спільними зусиллями. Далі — «мікс» з електронного листування і телефонного спілкування.

Продовжена чи нова?

Перше, про що запитав керівник: а можна взагалі працівнику продовжити відпустку? Я, звісно, знаю, що є випадки, коли роботодавець зобов’язаний продовжити щорічну відпустку тільки лише за проханням працівника або за певних обставин. Але чи можна продовжити оплачувану відпустку добровільно? Заборони ніде не знайшла, але й підтвердження теж. Тому вирішили надати Мишку та Оленку безпечну відпустку «за свій рахунок».

ПРИМІТКА РЕДАКЦІЇ. Випадки, коли роботодавець зобов’язаний продовжити щорічнувідпустку працівнику або перенести її на інший період, визначені ч. 1 і 2 ст. 11 Закону про відпустки. Зауважимо, що нормативно-законодавчими документами не передбачена можливість добровільно (з ініціативи працівника і за згодою роботодавця) продовжувати відпустку. Тому в ситуації, коли після закінчення однієї відпустки працівникові надають додаткові дні оплачуваного відпочинку, треба говорити про надання нової відпустки. На користь цього підходу свідчить і той факт, що така відпустка буде оформлена новим наказом (розпорядженням) про надання відпустки. У зв’язку з цим для оплати днів нової відпустки треба розрахувати нову середньоденну зарплату (це позиція Мінсоцполітики2). Щоправда, якщо початок нової відпустки припадає на той же місяць, у якому почалася попередня відпустка, то середньоденна зарплата буде однаковою. Зрозуміло, якщо працівникові надають відпустку без збереження зарплати (наприклад, згідно зі ст. 26 Закону про відпустки), то питання про продовження і зовсім не стоїть.

Документи: нестандартний порядок

Дозволити додаткові дні відпочинку (хай і неоплачуваного) — це півсправи. А ось як бути з документальним оформленням? Стандартна процедура оформлення відпустки на нашому підприємстві: отримати заяву від працівника, видати відповідний наказ, нарахувати і виплатити відпускні. Як же бути? Перший варіант — оформити наказ без заяви, а після повернення працівників попросити написати заяву «заднім числом». Другий — попросити «молодят» надіслати заяви по електронці. Обидва варіанти «не дуже», але з двох зол треба обрати менше.

ПРИМІТКА РЕДАКЦІЇ. Перший варіант не рекомендуємо: оформляти будь-які документи «заднім числом» не можна. Тим більше, що є інший спосіб. Так, у листі від 23.07.2015 р. № 3935/1/10-15/06 (див. документ на с. 42) Мінсоцполітики зазначає, що законодавством про працю не передбачена форма заяви працівника на відпустку без збереження зарплати. Кожен роботодавець вирішує питання документального оформлення таких відпусток в індивідуальному порядку. Єдина вимога — можливість роботодавця в разі виникнення трудових спорівдовести, що працівник таку заяву подавав. І хоча роз’яснення стосуються іншої ситуації, логіка відомства зрозуміла. Наприклад, процес подання віртуальної заяви може виглядати так.

1. Працівник відправляє заяву на відпустку електронною поштою з формулюванням «Прошу надати мені відпустку без збереження зарплати з 28.11.2016 р. строком на 7 к. дн. у зв’язку з сімейними обставинами. Заяву про надання відпустки у письмовому паперовому вигляді зобов’язуюсь подати в день фактичного виходу на роботу». Якщо йдеться про оплачувану відпустку, то в заяві бажано вказати «Прошу виплатити належні суми відпускних не пізніше [вказати дату, наприклад, найближчий день виплати зарплати]. Не заперечую проти більш пізньої виплати належних сум, оскільки відпустку надано у стислі строки»4.

Особливо пощастило, якщо у працівника є можливість надіслати електронну заяву з електронно-цифровим підписом, хоча цей варіант поки дуже рідкісний.

2. Безпосередній керівник (якщо є) роздруковує «електронну» заяву, візує та пише доповідну записку на ім’я керівника про те, що він прийняв заяву по електронній пошті (роздруківка додається) або в іншій формі і не заперечує проти надання відпустки.

3. Керівник видає наказ (розпорядження).

4. У день виходу на роботу працівник пише заяву на відпустку, датовану днем її написання: писати заяву «заднім числом» не потрібно. Обидві заяви підшиваєте до особової справи. Аналогічно — тільки без першого пункту — вчиняють, якщо працівник просить про додаткові дні відпустки за телефоном або в sms-повідомленні, у повідомленні в соцмережах і через інші можливі сервіси/програми.

Як бачите, хто хоче — шукає можливості!

Вікторія Вікторівна, начальник відділу кадрів

Документ до консультації

МІНІСТЕРСТВО СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

Про надання відпустки

Лист від 23 липня 2015 року № 3935/1/10-15/06

1879140.pngЗАПИТ

Пункт 18 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки передбачає надання відпустки без збереження зарплати працівникам на період проведення АТО у відповідному населеному пункті з урахуванням часу, необхідного для повернення до місця роботи, але не більш як 7 к. дн. після прийняття рішення про припинення АТО. Така відпустка надається працівникам за їх бажанням, і роботодавець не має права відмовити працівнику в її наданні.

Але на практиці можливі проблеми з написанням заяви працівником і безпосереднім переданням її роботодавцеві (навряд чи вийде це зробити з рук у руки).

Чи мають право роботодавці приймати зазначені заяви працівника, які працівник передав не особисто, а електронною поштою, або у формі СМС-повідомлень, або усно — у телефонному режимі?

Чи слід у разі відсутності письмової паперової заяви працівника допоки в табелі проставляти відмітки «НЗ» (як радить Мінсоцполітики в листі від 14.10.2014 р. № 349/06/186-14), а пізніше, після отримання письмової заяви, уточнити табель, відобразивши пропущені дні за допомогою «ДБ»?

Міністерство соціальної політики розглянуло лист <…> і в межах компетенції повідомляє.

Законом України «Про внесення зміни до статті 25 Закону України “Про відпустки”» частина перша статті 25 Закону України «Про відпустки» була доповнена пунктом 18, відповідно до якого за бажанням працівника в обов’язковому порядку надається відпустка без збереження заробітної плати на період проведення антитерористичної операції у відповідному населеному пункті з урахуванням часу, необхідного для повернення до місця роботи, але не більш як сім календарних днів після ухвалення рішення про припинення антитерористичної операції. Цей Закон набрав чинності з 01.02.2015 р.

Законодавством про працю не передбачена форма заяви працівника на відпустку без збереження заробітної плати.

Кожен роботодавець самостійно вирішує, в якій прийнятній для нього формі приймати такі заяви.

Водночас у разі виникнення трудових спорів роботодавець повинен мати докази, що працівник відповідну заяву подавав.

В табелі обліку робочого часу відмітка «ДБ» проставляється з дати, з якої працівник знаходиться у відпустці. Ця дата має бути відображена у наказі (розпорядженні) роботодавця про надання цього виду відпустки.

<…>

Одночасно повідомляємо, що листи Міністерства не є нормативно-правовими актами, за своєю природою вони мають інформаційний, рекомендаційний та необов’язковий характер.

Перший заступник Міністра В. Шевченко

1Продовжити або перенести на інший період можна щорічну відпустку і відпустку «на дітей». А от, наприклад, «чорнобильську» відпустку продовжити або перенести не можна (див. лист Мінсоцполітики від 29.08.2016 р. № 584/20/112-16). — Прим. ред.

2Див. консультацію в «ЗКС», № 3/2014, с. 23.  Прим. ред.

3На випадок, якщо з працівником щось станеться, у роботодавця має бути надійне алібі, що працівник у цей період перебував у відпустці, а не виконував трудові функції.  Прим. ред.

4Це дозволено Мінсоцполітики (див лист від 04.08.2016 р. № 430/13/16-16; «ЗКС», № 17/2016, с. 15).  Прим. ред.